A. Giriş

Kayıtlı Elektronik Posta (“KEP”), e-posta teknolojik altyapısını kullanan, bununla birlikte e-postanın gönderim ve alımına dair kanıtların oluşturulup saklandığı hukuken geçerli bir e-posta iletim hizmetidir.

İşbu bilgi bülteninde, çalışma yaşamında işçilerle ilgili bilgi ve belgelerin elektronik ortamda saklanması ve bildirimlerin KEP üzerinden yapılması hususu hukuki açıdan değerlendirilecektir.

B. Hukuki Değerlendirme

4857 sayılı İş Kanunu’nun (“İş Kanunu”) 75. maddesinde işverenler; özlük dosyası düzenleme, hukuka uygun olarak her türlü belge ve kayıtları saklama yükümlülüğü altındadır:

Bahse konu hüküm çerçevesinde çalışma hayatına ilişkin her türlü belge (iş sözleşmesi, yıllık izin formu, bordro/ücret pusulaları, sağlık raporları, fesih bildirimleri vs.) bu kapsamdadır.

Yargıtay Hukuk Genel Kurulu E: 2016/2238 K: 2019/866 sayılı kararı özetle;“75’inci maddesinde ise işverene çalıştırdığı her işçi için işçinin kimlik bilgilerinin yanında, İş Kanunu’nun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorunda olduğu bir özlük dosyası düzenlemesi gerektiği yükümlülükleri getirilmiştir. Söz konusu düzenlemelere bakıldığında işçi işveren arasındaki iş ilişkisinde belgeye bağlama görev ve yetkisinin işçide değil, işverende olduğu görülmektedir. İş sözleşmesinde iş görme edimini yerine getiren ve belge düzenleme yetkisi ve yükümlülüğü bulunmayan işçinin, alacaklarını belirleyebilmesi için işveren tarafından düzenlenen kanuna uygun belgelere ihtiyacı vardır.” şeklinde olup, emsal karardan da anlaşılacağı üzere, işçilik alacakları ve çalışma koşullarının ispatı bakımından esas itibariyle belge düzenleme yükümlülüğü işverendedir.

İş Kanunu’nun 104. madde hükmü ile özlük dosyasının düzenlenmemesi halinde, işveren aleyhine idari para cezasının uygulanacağı öngörülmüştür.

Saklama alanı, kağıt tasarrufu, veri güvenliği, zaman ve maliyet avantajı gibi nedenlerden dolayı günümüzde işverenler; işçilere ait özlük dosyalarını dijital ortamda saklama ve ücret bordrosu, savunma talep metni, fesih bildirimi gibi evrakları KEP sistemi üzerinden işçilerine tebliğ etmek istemektedirler. Uygulamada işveren ve işçinin birbirine KEP sistemi üzerinden evrak göndermesini engelleyecek herhangi bir düzenleme yer almamakla birlikte, işveren yönetim hakkı kapsamında KEP sistemini işyerinde uygulayabilir.

Bunun için öncelikle, KEP sistemini kullanacak şirketlerin, iş sözleşmelerine yazışmaların KEP sistemi ile yapılacağına ilişkin hüküm eklemesidir. Mevcut çalışanlar açısından ise iş yerinde KEP kullanımına ilişkin bir yönetmelik yayınlayıp, bu yönetmeliğin çalışanlara tebliğ edilmesi gerekmektedir. İş sözleşmesine eklenecek hükümde ya da çıkartılacak yönetmelikte, KEP üzerinden yapılacak bildirimlerin ne kadar sürede okunması gerektiği, işveren tarafından gönderilen belgelere işçinin kaç gün içinde itiraz edebileceği hususlarının ayrıntılı şekilde düzenlenmesi ve de bununla birlikte işçilere KEP sistemi ve kullanımı hakkında eğitimlerin verilmesi gerekmektedir.

Ancak yukarıda saydığımız hususlar tek başına yeterli değildir. İşçi tarafından ücret bordrolarına ihtirazi kayıt koyarak imzalayabileceği bir KEP sisteminin kullanılması gerekmektedir. Hatta işveren tarafından gönderilecek KEP gönderisinin içerisine “işveren tarafından hazırlanan bordro KEP ekinde tarafınıza tebliğ edilmiştir. Bordroya karşı itirazlarınızı 6 gün içinde KEP marifeti ile tarafımıza bildirilmesi aksi halde bordronun kesinleşeceğini tarafınıza ihtar ve ihbar ederiz.” şeklinde bir açıklama yapılması da yine işverenin menfaatine olacaktır.

Yargıtay 9.Hukuk Dairesi E: 2017/11635 K: 2019 /15600 sayılı kararı özetle; “İmzalı ücret bordrolarında fazla çalışma ücreti ödendiği anlaşılıyorsa, işçi tarafından gerçekte daha fazla çalışma yaptığının ileri sürülmesi mümkün değildir. Ancak, işçinin fazla çalışma alacağının daha fazla olduğu yönündeki ihtirazi kaydının bulunması halinde, bordroda görünenden daha fazla çalışmanın ispatı her türlü delille yapılabilir. Bordroların imzalı ve ihtirazi kayıtsız olması durumunda, işçinin bordroda belirtilenden daha fazla çalışmayı yazılı belge ile kanıtlaması gerekir. İşçinin imzasını içermeyen bordrolarda fazla çalışma tahakkuku yer aldığında ve tahakkukta yer alan miktarların karşılığı banka hesabına ödendiğinde, tahakkuku aşan fazla çalışmalar her türlü delille ispatlanabilir. Tahakkuku aşan fazla çalışma hesaplandığında, bordrolarda yer alan fazla çalışma ödeme tutarları mahsup edilmelidir.” şeklindedir. Karardan anlaşılacağı üzere imzalı olmayan bordro ancak makbuz hükmü taşıyacağından, yukarıda açıklandığı üzere kullanılacak KEP sisteminin işçinin imzalayabilme imkanını sunması gerekmektedir.

Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğin 15. maddesi “KEPHS’nin KEP sistemi üzerinden sunduğu hizmetlere ilişkin olarak oluşturduğu kayıtlar ile KEP delilleri senet hükmündedir ve aksi ispat edilinceye kadar kesin delil sayılır. KEP hesabı kullanılarak gerçekleştirilen tüm işlemlere ilişkin hukukî sonuçlar hesap sahibi üzerinde doğar.” hükmünü haizdir. Bu kapsamda örneğin, bir işverenin işçinin iş akdini geçerli yahut haklı nedenle feshettiğini bildiren yazıyı elektronik ortamda hazırlaması ve güvenli elektronik imza ile imzalayıp işçisine KEP adresi üzerinden göndermesi, ilgili fesih bildirimini işçiye noter kanalıyla ya da işyerinde tebliğ etmesi ile aynı hukuki sonuçları doğurmaktadır.

Ücret bordrolarının KEP üzerinden personele bildirilmesi hakkında İŞKUR ve Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı’nın hazırlamış olduğu görüş yazılarında özetle; bordrolara işçilerin elektronik ortamda ulaşabilmesi halinde işlevin yerine getirilmiş sayılacağı bildirilmiştir.

C. Sonuç

Sonuç olarak, bahsetmiş olduğumuz şartların varlığı ve KEP sistemi için gerekli altyapıyı oluşturan işverenin her türlü bildirim, savunma talep metni, fesih bildirimi, ücret bordrosu gibi belge ve bildirimleri işçiye elektronik ortamdan yapabilecektir.

Saygılarımızla,
Gülaç Hukuk Bürosu