1. Giriş

İşçi hakkında tutulan tutanaklar, işyerinde işçinin davranışları, performansı veya iş kurallarına uyumu hakkında belge niteliği taşıyan yazılı kayıtlardır. Bu tutanakların etkisi, işçi-işveren ilişkileri bağlamında oldukça önemlidir. Tutanakların usulüne uygun tutulup tutulmadığı, işçinin tutanakların içeriğine dair ihtiraz-i kaydının olup olmadığı, işverenin fesih baskısı altında imzalanıp imzalanmadığı gibi hususlar tutanakların hukuki etkisinin değişmesine neden olur.

İşbu bilgi bültenimizde işçi hakkında tutulan tutanakların hukuki etkisini ele alacağız.

2. İşçi Hakkında Tutulan Tutanakların Etkisi

5. Tutanak Kavramı

Bir olayı, fiili, durumu, gelişmeyi tespit etmek amacına yönelik olarak hazırlanan, olay, fiil, durum veya gelişmeyle ilgisi olan kişiler tarafından imzalanarak oluşturulmuş belgeye “tutanak” denir. Tutanaklar aksi sabit oluncaya kadar hukuken geçerli belgelerdir.

5. İşyerinde Sıklıkla Kullanılan Bazı Tutanak Türleri

Çalışma hayatında bazı tutanak türleri sıklıkla kullanılmaktadır. Bunlardan bazıları “Devamsızlık Tutanağı”, “İşe Geç Gelme Tutanağı”, “İşyerini Terk Etme Tutanağı”, “İşçinin Görevlerini Yapmaması Tutanağı”, “İfade Tutanağı” ve “İmzadan İmtina Tutanağı” şeklinde ifade edilebilir.

5. Tutanakların Geçerlilik Şekli

Konu bütünlüğünü sağlamak ve herhangi bir durumu gözden kaçırmamak için ideal bir tutanakta başlık, giriş, gelişme, sonuç, imza ile tarih ve saat gibi bölümlerin bulunması önemlidir.

Başlık bölümüne sadece “Tutanaktır” yazılabileceği gibi yukarıda örneklerine de yer verdiğimiz içeriğiyle çelişmeyecek şekilde tutanak başlığı belirlenmelidir. Giriş bölümünde tutanak hazırlanması gereken konuya ilişkin temel bilgilerin sunulduğu, olayın ne zaman ve nerede gerçekleştiği ile olayın nasıl öğrenildiği de belirtilir.

Gelişme bölümünde ilgili kişilerin kimlik bilgileri ve olayın ispatına yardımcı olabilecek somut iz, emare ve delillerin yer aldığı kısımdır. Olayla ilgili deliller, şüpheye yer bırakmayacak şekilde açık, net ve somut bir biçimde sunulmalıdır. Yorum, tahmin ve soyut ifadelerden kaçınılmalıdır.

Yargıtay, somut bilgi içermeyen tutanakları geçerli saymamaktadır. Sonuç bölümü ise belgenin bir tutanak olduğu, taraflarca okunup imza altına alındığının belirtildiği kısımdır. Tutanağı tutan işyeri yetkilisi ile olayın faili işçinin, varsa olaya tanıklık eden diğer kişilerin imzaları tutanakta yer almalıdır. Son olarak, tutanağın düzenlendiği tarih ve saatin de tutanakta gösterilmesi ile beraber tutanağın şekil şartları sağlanmış olur.

5. Tutanakların Etkisi

İş Mahkemelerinde açılacak işçilik alacakları ile işe iade davaları bakımından ispat yükü, genel ispat kurallarından daha faklıdır. 6100 sayılı Hukuk Muhakemeleri Kanunu’na göre; “İspat yükü, kanunda özel bir düzenleme bulunmadıkça, iddia edilen vakıaya bağlanan hukuki sonuçtan kendi lehine hak çıkaran tarafa aittir.”[1]. Bu düzenleme gereği talep edilen hususlar bakımından kendi lehine hak çıkaran taraf işçi olduğundan genel ispat kuralı kapsamında ispat yükünün de işçide olması gerekirdi. Ancak genel ispat kurallarının aksine iş hukukuna hâkim işçi lehine yorum ilkesi kapsamında iş sözleşmesinin tazminatı gerektirmeyecek şekilde feshedildiğinin ispat külfeti işverene aittir.

4857 sayılı İş Kanunu (“İş Kanunu”) gereği işveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenlemek, işçinin kimlik bilgileri yanında ilgili mevzuat kapsamında düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kaydı da saklama yükümlülüğündedir. Bu kapsamda iş ilişkisi boyunca oluşacak tüm durumlara ilişkin tutanakları oluşturmak ve saklamak da yine işverene ait bir yükümlülüktür. İşveren ile işçi arasındaki iş uyuşmazlıklarında, taraflar yargılama sürecinde iddialarını ve savunmalarını, mevcut kayıtlar ve deliller üzerinden temellendirir.

Yazılı belgelerin geçerliliği, yalnızca başka bir yazılı delil ile çürütülebilecek olup, işverenin belirtilen kayıt, belge ve tutanakları tutmaması durumunda işçi iddialarını tanık beyanları ile kanıtlama hakkını haiz olabilecektir.

Yine Yargıtay, her iki tarafın tanık ifadelerinin çelişmesi durumunda, kayıt ve belge tutma sorumluluğunu yerine getirmeyen işveren aleyhine karar vermekte, delillerin eşit derecede kuvvetli olması halinde ise iş ilişkisinde güçsüz olarak taraf olan işçinin korunması ve işçi lehine yorum ilkesi kapsamında işçi iddialarına öncelik vermektedir.

 İş Kanunu’nda “Bu Kanunda öngörülen bildirimlerin ilgiliye yazılı olarak ve imza karşılığında yapılması gerekir.” denilmektedir[2]. Bu nedenle işçi hakkında başlatılan bir sürecin en önemli adımı işçinin eyleminin belgelendirilmesidir. İşçi hakkında tutulan tutanaklar işçi-işveren arasındaki uyuşmazlığın adli veya idari boyutlara taşınması halinde ispat kolaylığı açısından büyük önem taşır. Daha kısa bir ifadeyle işveren, iş sözleşmesini geçerli veya haklı sebeplerle feshettiğini savunuyorsa, bu durumu kanıtlamak için en güçlü delillerinden biri işçi hakkında hazırlayacağı tutanaklardır.

İşverenin yalnızca bu tutanakları tutması yeterli de olmayıp, tutanakta bahsi geçen olaya ilişkin tanık imzalarını alması, bu kişilerin yazılı beyanına başvurması, hakkında tutanak tutulan işçiye tutanak hakkında bilgi vermesi ve işçiden bu hususta savunmasını alması da gerekmektedir. Aksi halde yalnızca işveren tarafından tek taraflı tutulan bir tutanağın her zaman düzenlenmesi mümkün olduğundan, yargılamada Mahkemeler tarafından tek taraflı tutulan bir tutanağa itibar edilemeyecektir.

3. Sonuç

İşbu bilgi bülteninde işyerinde işçi hakkında tutulan tutanakların geçerlilik şekilleri ve hukuki etkisine yönelik değerlendirmelerde bulunduk. İşyeri disiplin işlemlerinde, işçiye ceza verilmesi veya uyarı yapılması durumunda bu bildirimin yazılı olarak yapılması, ispat yükü açısından büyük önem taşır. İşyeri disiplin sürecinin başlangıcı ve en kritik aşaması, işçi hakkında tutanak düzenlenmesidir.

İşçi hakkında hazırlanan tutanakların, işverenin lehine delil olarak kabul edilmesi ve iddialarını ispat edebilmesi için, belirli şekil ve içerik şartlarına uygun olması gerekmektedir. Tutanak, yukarıda belirtilen şartlara uymadığı takdirde geçersiz sayılabilir. Bu nedenle, tutanakların hem şekil hem de içerik açısından usule uygun bir şekilde hazırlanması hem adli hem idari aşamada ispat kolaylığı açısından büyük önem taşır.

Saygılarımızla,

Gülaç Hukuk Bürosu